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Bonjour,

Notre fiche d’information technique traite ce mois-ci de la problématique de l’archivage des données non structurées (e-mails, fichiers bureautique, images) qui se révèle de jour en jour de plus en plus pressante !
En effet, sauf à effacer régulièrement les données les plus anciennes , par une action volontaires de utilisateurs (ce qui n’est guère réaliste) ou une politique de quota (qui est souvent mal ressentie !), et amène de toutes façons à détruire de l’information, le volume disque nécessaire au stockage de ces données est en croissance exponentielle.

Quelle le que soit la taille de l’entreprise, une réflexion sur la stratégie d’archivage s’impose !
Nous avons essayé dans la fiche jointe de vous fournir un maximum d’informations et de pistes de réflexions pour vous aider dans cette démarche.

Bonne lecture,

Philippe PACI
Directeur Marketing


SOLUTIONS D'ENTREPRISES lettre d'information 
Archivage de mails
& gestion du cycle de vie
 
  Un monde qui bouge !
  Il y a cinq ans, environ 98 % des e-mails étaient détruits après lecture, aujourd'hui moins de 5 % !

A l’origine utilisés seulement pour des échanges courts et sans enjeu, ils sont devenus peu à peu des documents administratifs, commerciaux, fiscaux ou légaux presque aussi importants que leurs antécédents papier.
■ À raison d’une centaine de messages reçus et d’une trentaine envoyés quotidiennement, on estime qu’aujourd’hui, en moyenne, 15 Mo de données transitent chaque jour par la boîte aux lettres (BAL) d'un salarié. Soit un cumul annuel de l’ordre de 4 à 5 Go !
■ En parallèle, l'importance des e-mails sur un plan juridique est en constante croissance. Suite aux nombreux scandales financiers de ces dernières années, la législation, Amérique en tête, impose, ou imposera bientôt, l’archivage des messages électroniques (loi Sarbanes-Oxley, Bâle II dans le monde bancaire, …).
■ Enfin, en complément des informations structurées gérées par l’outil métier (ERP), la messagerie électronique et les données non structurées occupent une place toujours plus importante dans la mémoire informationnelle de l'entreprise et la gestion de leur cycle de vie (archivage, recherche, destruction) doit être mise en place.

  L’archivage des mails : incontournable !
 
CONSIDÉRATIONS TECHNIQUES
  ■ La taille des bases de boîtes aux lettres se chiffre désormais
en dizaines de gigaoctets, ce qui impacte fortement les performances et rend leur manipulation très délicate, notamment en cas d’incidents (la vérification/correction de l’intégrité de la base peut prendre plusieurs dizaines d’heures !).
CONSIDÉRATIONS ORGANISATIONNELLES
  ■ En l’absence d’un outil d’archivage, le seul recours pour éviter l’explosion des boîtes aux lettres est de confier aux utilisateurs le soin de purger régulièrement, eux-mêmes, ces dernières. L’imposition de quotas doit même souvent être envisagée pour contraindre les utilisateurs à procéder à ces suppressions.
■ Cette méthode présente trois inconvénients majeurs :
> le temps perdu par les utilisateurs, qui se chiffre rapidement en dizaines d’heures par an,
> la réduction de la base de connaissances de l’entreprise, en amputant régulièrement l’historique,
> le risque élevé de perte d’informations (suppression de messages importants) par mauvaise manipulation de l’utilisateur ou par suppression sur des critères inadaptés (tous les messages de plus de x mois).
CONSIDÉRATIONS ÉCONOMIQUES
  ■ La sauvegarde quotidienne d’une telle quantité d’informations devient problématique et très coûteuse.
■ L’espace disque nécessaire pour les serveurs de messagerie est en constante progression, ce qui rend leur planification et leur gestion délicates.
■ Le coût et la charge d’administration du stockage disque sont en constante progression.
CONSIDÉRATIONS JURIDIQUES ET SOCIALES
  ■ Les données sont un actif de l’entreprise et, à ce titre, doivent
faire l’objet de mesures de préservation adaptées de la
part du chef d’entreprise dans le cadre de son mandat social.
■ Sur le plan juridique, la responsabilité du chef d’entreprise peut être mise en cause à différents niveaux :
> au titre du droit du travail : les données personnelles (mail y compris) sont soumises au secret et doivent faire l’objet de destruction lors du départ du salarié (et donc retirées des archives !),
> au niveau du Code civil (article 1384) qui rend le chef d’entreprise responsable des fautes commises et des informations communiquées par ses salariés (y compris par mail).
 
  Les besoins à satisfaire...
■ Migrer les données des boîtes aux lettres vers un système de stockage secondaire à faible coût de manière la plus transparente possible pour l’utilisateur.
■ Mettre à disposition des utilisateurs un outil de recherche pertinent et rapide, prenant en compte l’ensemble des documents, qu’ils soient ou non archivés, incluant les pièces jointes.
■ Etre capable d’indexer et de visualiser la quasitotalité des documents bureautiques, sans besoin d’installer l’ensemble des applications qui les ont générés.
■ Prendre en compte la problématique de copie/duplication des archives "mortes".
■ Assurer la journalisation des messages entrants et sortants.
 
 ... mais encore  
■ Permettre également l’archivage des documents stockés sous forme de fichiers, dans les dossiers Windows.
■ Prendre en charge l’archivage des documents stockés dans le portail d’entreprise (Sharepoint, Workplace…).
■ S’inscrire dans une architecture ouverte (logicielle) indépendante de l’architecture technique (SAN, NAS…).
 
Notre objectif : vous aider à mettre en place un système global d’archivage
des données non structurées de votre entreprise.

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